Gradly vs Ypareo : suivi compétences hors-ligne ou ERP CFA complet ?

Ce que sont vraiment ces deux outils

Avant de comparer, il faut clarifier un point souvent flou dans les comparatifs publicitaires : Gradly et Ypareo ne couvrent pas le même périmètre. Les présenter en concurrence frontale serait malhonnête. Voici ce que chacun fait réellement.

Ypareo : un ERP de centre de formation

Édité par la société française Ymag depuis plus de 30 ans, Ypareo est un progiciel de gestion intégré conçu pour piloter un CFA ou un organisme de formation de bout en bout. Son périmètre couvre quatre grandes briques : la gestion administrative et financière, le suivi pédagogique, la commercialisation, et la comptabilité analytique.

En pratique, Ypareo gère les contrats d'apprentissage, l'interface avec les 11 OPCO via API, la facturation, les emplois du temps, l'émargement numérique, le dossier apprenant complet (de la prospection à la diplomation), et le suivi par blocs de compétences. C'est l'outil utilisé par plus de 3 000 centres en France, en mode SaaS cloud.

Gradly : un logiciel de suivi des compétences RNCP

Gradly est un logiciel de bureau (Windows, macOS) dédié à une seule chose : structurer et suivre l'évaluation des compétences RNCP par blocs, et générer les bulletins associés. Il n'a pas de module facturation, pas de gestion de contrats d'apprentissage, pas d'interface OPCO, pas de planification d'emplois du temps. C'est un choix assumé : faire une seule chose, bien, sans abonnement et sans cloud.

Le modèle économique tranche aussi : 590 € payés une fois, avec un an de mises à jour et de support inclus. Au bout d'un an, le logiciel continue de fonctionner indéfiniment. Si vous voulez les nouvelles fonctionnalités, le renouvellement annuel coûte 295 €. Aucun prélèvement automatique. Aucune dépendance au serveur de l'éditeur : les données sont en local sur le poste, dans une base SQLite chiffrée AES-256.

Tableau comparatif factuel

Les critères ci-dessous sont sélectionnés pour leur pertinence opérationnelle. Aucune ligne "score sur 5", aucun jugement de valeur : juste les faits.

Quand Ypareo est le bon choix

Ypareo est une solution adaptée si votre besoin dépasse le suivi des compétences. Concrètement, vous avez besoin d'un ERP complet si :

• Vous gérez plus de 200 apprenants en alternance, avec des contrats d'apprentissage à émettre.
• Vous avez besoin de l'interface OPCO automatisée (NPEC, factures, suivi des paiements).
• Vous gérez de la planification d'emplois du temps complexe sur plusieurs sites.
• Vous avez plusieurs assistantes administratives qui doivent travailler en collaboration temps réel sur le même dossier apprenant.
• Le budget annuel récurrent de plusieurs milliers d'euros est cohérent avec la taille de votre structure.

Dans ce cas, prendre un outil de niche comme Gradly à côté d'un ERP serait redondant : autant tout centraliser dans Ypareo, qui inclut déjà un module de suivi par blocs.

Quand Gradly est le bon choix

Gradly est conçu pour un profil de structure très différent. Vous y trouverez de la valeur si :

• Vous êtes un petit CFA, un OF ou un formateur indépendant avec 10 à 200 apprenants.
• L'admin (contrats, OPCO, facturation) est gérée séparément (autre outil, comptable, ou en interne).
• Vous voulez maîtriser totalement vos données : aucune transmission cloud, aucune zone grise RGPD, sauvegardes en local.
• Vous en avez assez des prélèvements mensuels qui s'accumulent sur des fonctionnalités que vous n'utilisez pas.
• Vous préférez un contact direct avec le créateur du logiciel à un support de niveau 1 anonymisé.
• Vous voulez un outil focalisé sur le suivi pédagogique, sans interface noyée sous des modules d'admin.

Le scénario hybride : utiliser les deux

Beaucoup de CFA combinent un ERP de gestion administrative avec un outil dédié au suivi pédagogique fin. Ce n'est pas une aberration, c'est même cohérent : un ERP est généraliste par nature, et le suivi par blocs de compétences mérite parfois un outil pensé pour ça.

Gradly est conçu pour cette cohabitation. Les imports et exports Excel/CSV permettent de récupérer la liste des apprenants depuis Ypareo et de pousser les notes vers d'autres systèmes en aval. Pas d'intégration API native (encore), mais une compatibilité données qui suffit pour la plupart des workflows.

Cas d'usage typique : Ypareo gère le dossier admin et la facturation OPCO, Gradly est utilisé par les formateurs sur leur poste pour saisir les évaluations et générer les bulletins compétences. La cohabitation coûte 590 € + 295 €/an au-dessus de l'abonnement Ypareo, en échange d'une interface formateur beaucoup plus directe et d'un travail hors-ligne.

Coût total sur 3 ans : 3 cas concrets

Estimations basées sur les retours utilisateurs publics. Les tarifs réels Ypareo sont sur devis et dépendent du volume, des modules choisis et du nombre de sites.

Questions fréquentes

Gradly importe-t-il les données depuis Ypareo ?

Pas d'intégration API native pour l'instant. En revanche, Ypareo permet d'exporter les listes d'apprenants et les référentiels au format Excel et CSV. Gradly importe ces fichiers en quelques clics, avec des modèles fournis pour faciliter le mapping. Pour les structures qui veulent une intégration plus poussée, le contact direct est ouvert.

Ypareo a-t-il une version "compétences seules" moins chère ?

Ypareo Neo, la version SaaS plus accessible lancée récemment, simplifie l'offre et démarre à un tarif inférieur à la suite complète, mais reste un ERP. Si votre seul besoin est le suivi compétences, vous payez quand même l'infrastructure complète d'un ERP. C'est précisément le créneau visé par Gradly.

Que devient mon historique si je quitte Ypareo ?

Avant la fin d'abonnement, vous pouvez exporter l'ensemble de vos données depuis Ypareo (Excel, CSV, parfois SQL selon les modules). Après résiliation, l'accès à l'interface est coupé. Avec Gradly, la question ne se pose pas : vos bases SQLite restent sur votre poste indéfiniment, lisibles avec n'importe quel outil compatible SQLite.

Peut-on tester Gradly avant d'acheter ?

Oui. Gradly est téléchargeable gratuitement, sans carte bancaire. Toutes les fonctionnalités sont accessibles. Les bulletins PDF générés portent un filigrane d'évaluation tant que la licence n'est pas activée. Cela permet de tester avec vos vrais référentiels et apprenants pendant le temps qu'il vous faut, puis de décider en connaissance de cause.